时代庄园管理处2012年9月份月度管理报告

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长城物业集团股份有限公司北京物业管理分公司
    时代庄园管理处  2012 年9月份月度管理工作报告
尊敬的业主（住户）：
双节已至，祝您和家人节日快乐，在您感受双节的喜悦时，管理处提示广大业主（住户）外出时请关好家中门窗，注意出行安全。为使广大业主能及时了解园区内物业管理的相关工作进展情况，现将管理处9月份工作公布如下：
一、客户服务  
1、本月办理入住 0户，入住率  98% ；
2、本月办理装修手续1户，2012年合计办理二次装修手续9户；
3、本月发布温馨提示及通知12份。分别为月度管理报告1份；安全防范温馨提示3份；病虫害防治通知4份；卫生消杀通知3份；违建公告 1份；
4、本月继续收集业主车辆信息，截止2012年9月28日累计办理车辆IC卡1350张，
发放1295张；且因园区车辆较多，为控制外来车辆进入园区及杜绝个别业主将车卡外借的行为，长城物业每户限办理两张车卡；
5、本月进行门禁ID卡的发放，截止2012年9月28日累计制卡4000张，发放1995张；
6、本月为业主代收快递共128份；
7、本月客服部员工全力收取物业费，以上门沟通及电话沟通为主的方式与业主进行沟通，并对欠费期限较长的业主发放律师函，截至今日，时代庄园物业费收缴已达到68%；
8、本月按计划完善CRM系统信息，每日登录CRM系统进行查看，发现问题及时处理；同时，每天登录PMS系统严格按照工作计划执行，监督服务供方工作完成情况；
9、本月跟进与朝阳区建委及公共维修基金管理中心沟通申请公共维修基金进度，目前已取得第一步钥匙盘，但在与开发商钥匙盘进行关联时遇到难点，正努力进行沟通；
10、本月按时提交2012年9月份客服部月度沟通回访报告、关键顾客沟通回访报告、
  月度管理报告、体系执行检验报告；
11、本月按照培训计划对客服人员进行《顾客投诉处理管理要求》、《园区紧急事件管理要求》、《物业相关法律法规》培训；

二、小区公共秩序维护
1、为保障园区秩序安全，按照公司相关要求，对园区开展秩序维护工作如下：
（1）加强小区巡逻，对园区死角不定时的加强巡查，主要针对西区围栏及东区靠近山水文园停车场处，同时加强了对园区业主文明养犬的宣传，积极劝阻不文明行为；
（2）秩序组演练小区各项紧急预案，如：地震、水侵、停水、停电等。重新调整了秩序维护员定岗，在早晚高峰时段，在南门增加了班长岗，协助南门门岗进行人员及车辆的管控盘查工作；
（3）与客服紧密配合，加强门岗对违规装修材料的管控，核实装修材料进入；
（4）配合来广营城管制止私搭乱建5起，现均已停工；
（5）本月对外来车辆管控共计837辆，主要为业主无卡车辆、园区访客车辆及出租车辆等外来车辆；
（6）对园区内违规停车的业主车辆进行了贴条提示，处理占用私家车位投诉9起；
（7）本月对外来访客人员管控共计176人，主要登记核实访客、家政小时工、房屋中介、 装修工人等；
（8）为园区业主提供叫出租车服务52次；
（9） 对秩序人员每周3次军事训练，并对秩序员进行《私搭乱建及装修流程培训》、《岗位职责要求》、《礼仪礼貌》、培训并考核；
  
三、设备设施维修养护
1、全月公共维修服务97次；
2、公共设施设备维护情况   
（1）园区高杆路灯更换灯泡23处，；
（2）对园区变配电系统每天巡视点检1次（主要为通风除湿），每周清理卫生1次；
（3）每周巡查养护水泵控制柜1次，排污泵1次（主要为加润滑油，清洁卫生）；
（4）每周对园区消防系统测试保养1次（主要为测试压力）；
（5）每周保养停车场系统1次（主要测试道闸系统、检查标识系统、检查电脑系统）；
（6）每周保养监控系统1次（主要为南门出入口及北门出入口监控探头、中控室电         脑主机及录像保存系统的测试与保养）；
(7)更换南门进口摄像头1处；
（8）修复西区区围墙灯700米，修复路灯15个；
（10）粉刷信报箱600个，主要为除锈及一次粉刷；
（11）园区消防设施粉刷15处；
（12）配合管理处进行节日气氛布置；
（13）9月25日-27日与秩序组一同进行节前消防安全检查工作，重点部位张贴封条。

3、客户请修情况：
紧急请修数量30项，主要为业主家中突发性停电、停水等紧急事项，完成30项，回访率100%。     
四、保洁服务
1、为保障园区干净卫生，按照公司相关要求，对园区开展保洁清洁工作如下：
（1）每天清扫园区内道路、车位、楼梯1次；
（2）每天不于3次集中清理垃圾桶内的生活垃圾，每周1次对园区存在的散装建筑垃圾及非生活垃圾进行全面清理；
（3）每天园区水系打捞飘浮物1次，保证干净无异味；
（4）每周对园区128个路灯擦拭1次，上报客服中心路灯损坏的情况14处；
（5）联系市政更换了4个园区破损的垃圾桶；
（6）每周对园区内101个垃圾桶、341处采光棚擦拭1次；
（7）每周对园区208个叠拼户型的步行梯及扶手报箱擦拭1次；
（8）每周对园区195处标识牌擦拭1次；
（9）本月安排保洁人员对园区外围及草坪中的白色垃圾及宠物粪便进行全面清理3次；
（10）本月安排人员对园区垃圾桶、地漏等进行消杀4次、保证干净无疑味；
（11）每天对办公室、地下室、北门垃圾房、卫生间等死角进行消杀1次。
2、为规范保洁员工作标准，每天召开班前班后会1次，每周员工进行培训1次，培训内容为《消杀工作要求》、《保洁员礼仪规范》、《5S办公标准》；
  

五、绿化服务
1、按照公司相关要求，对园区树木、植物进行日常养护，主要工作如下：
（1）本月对园区植被喷洒农药3次，主要针对灌木、花卉、果树、柿子树中的蚜虫、螨虫、红蜘蛛；草坪打药5次，主要针对草坪锈病及白粉病进行防治，效果良好；
（2）对园区内各类树木浇水10次；严重缺水植物浇水12次；
（3）每周对园区内各类灌木、绿植、草坪进行了的修剪造型 1次，以保证园区整体美观；
（4）每天集中清运园区绿化垃圾2次，主要清理园区树木的枯黄干枝、落叶以及修剪下来的枝叶；
（5）本月对园区死角的落叶进行统一清理1次；
（6）清理西区围栏的爬山虎2次，避免围栏被大风刮倒；
（7）清除园区主道路及业主家门前门后明显部位杂草5次；
（8）帮助业主清理小院8处，主要为业主家小院内杂草及业主院内树木修剪；
（9）协助业主清理园区内马蜂窝2处。
2、为规范园艺工工作标准，每天召开班前班后会1次，每周员工进行培训1次，培训内容为《果树病虫害防治方法》、《草坪施肥的各类方法》《果树嫁接知识培训》

六、内部管理
1、全体员工培训突发事件处理流程及演练，重点针对私搭乱建的流程管控；
2、经理每天对各专业组强化PMS系统日常检查及PDA的使用检查1次；
3、行政主管每周对各专业组日常培训及班前班后会检查1次；
4、客服主管每天召开收费会议2次，分析解决客服助理在收费中遇到的困难；
5、每月与各分包方经理召开分包方品质沟通会1次，会中主要解决分包方在人员、品质等方面存在的问题；
6、与集团物业部配合推进本年度阳光物管工作，向业委会提交阳光物管模式报告及酬金制合同。
七、需业主协助事宜
1、气候干燥是火灾的高发期，请勿将易燃物品、废弃物、垃圾等存放于消防通道、公共通道或公共楼梯间，切勿随意丢弃烟头；
2、请您在溜犬时牵领并栓好绳，做文明养犬人，随时清理宠物粪便；
3、请勿私自占用公共区域，在公共区域内搭建构筑物；
4、双节期间外出时，请关好家中门窗，关闭燃气、水电闸门，出行注意安全；
5、法定假日期间严禁装修施工。
八、2012年10月各专业组工作计划
1、客服组：
（1）按计划持续收缴当年物业费（收费率达到80%）、旧欠费用（收费率达到38%）；
（2）按计划回访责任区业主，每周20户，解决回访中业主提出的各项事宜，达到投诉处理率100%，建议、咨询回复率100%；
（3）配合秩序组对园区私搭乱建业主进行管控，核实物料进入事宜，并及时上报城管等主管部门；
（4）跟进24户业主家中地下室采光棚、阳台屋面漏水启动公共维修基金事宜，朝阳区建委已初步安排人员查看，下一步主要协调开发商提供其钥匙盘进行关联，与开发商沟通中遇到困难，目前其拒绝提供，已将此情况向业委会汇报，继续争取；
（5）跟进本年度已起诉未交费业主的庭审工作，并将法院判决书公示、同时与公司法务部沟通确定新一批的起诉名单。
2、工程组：
（1）东区更换围墙灯，计划10月20日前完成；
（2）做好配电柜巡查工作保障园区的正常用电；
（3）10月28日前完成园区配电箱保养工作；
（4）联系壁挂炉厂家做好采暖季节的前期准备；
（5）跟换园区高杆路灯，亮灯率达到98%；
（6）按照工作计划10月15日进行园区化粪池清掏。
3、秩序组：
（1）做好节日期间的安全防护工作；
（2）培训秩序维护员对大门岗早晚高峰期，加派班长协助秩序维护人员对外来人员及车辆进行管控，确保双节及十八大期间园区治安稳定；
（3）加强外来人员及访客人员的管控工作；
（4）配合来广营城管严格管控园区的私搭乱建；
（5）加强对园区装修户管控，10月28日前，所有装修工人均需办证出入；
（6）加强对园区死角的巡查，并按照制定的巡逻路线进行巡更打点。
4、保洁组：
（1）10月8日、15日、22日对园区水系播洒净化剂；
（2）双节后对园区重点部位进行清理、打扫；
（3）每天巡视遗撒的装修垃圾，及时发现清理，每周集中清理一次零散的装修垃圾；
（4）10月10日、17日、24日集中清理西区绿化带内的白色垃圾及狗粪；
（5）10月12日、19日、26日集中进行园区内垃圾桶等公共区域的消杀；
（6）双节期间安排专人对园区内及外围进行白色垃圾的清拣。                                 
5、园艺组：
（1）每周1次对园区植物进行修剪、施肥；每周2次进行浇水；每天2次清理园区绿化垃圾；
（2）每周1次对秋季易发生的病虫害进行消杀防治；
（3）秋季到来，加强园区落叶的清扫，绿化垃圾的及时清运。
6、行政组：
（1）按照总部要求完成公司的EAS-HR收费系统上线前的准备工作；
（2）10月10日前对内部工作记录进行审核，迎接公司季度内审；
（3）准备公共维修基金下一步需要的材料，提交建委。



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        时代庄园管理处
         2012年9月28日
有效期至2012年10月30日